Política de Retención de Datos

1. Resumen ejecutivo

Cliini clasifica los datos clínicos en categorías con períodos de retención distintos, alineados con la normativa panameña del expediente clínico:

La Ley 68 de 2003 cuenta el plazo desde el fallecimiento del paciente, una fecha que Cliini no conoce. Por eso el bloqueo de borrado cubre los primeros 20 años desde la consulta —el mínimo que la ley garantiza en cualquier caso—, y después de ese plazo la decisión de eliminar es tuya: verifica que se cumpla la regla antes de hacerlo. Como responsable del tratamiento, el deber de conservación es tuyo; Cliini conserva las notas por ti mientras tu cuenta esté activa.

2. Audio crudo (30 días)

Cliini elimina automáticamente el audio de cada consulta a los 30 días de la fecha de finalización. Un proceso automático revisa a diario las consultas con más de 30 días desde su finalización y elimina el audio del almacenamiento cifrado, dejando registro de la fecha de eliminación.

Justificación: el audio crudo es un dato de tratamiento intermedio cuya finalidad (generar transcripción + nota clínica) ya se cumplió. Conservarlo más allá de ese plazo aumenta el riesgo de revelación accidental sin aportar valor clínico, en línea con el deber de conservar los datos solo por el tiempo necesario (Ley 81 de 2019).

Eliminación anticipada: puedes solicitar la eliminación anticipada del audio en cualquier momento antes de los 30 días escribiendo a privacidad@cliini.ai.

3. Expediente clínico

La nota clínica generada, la transcripción de la consulta, los códigos clínicos (CIE-10) y el plan de manejo se conservan mientras tu cuenta esté activa y, como mínimo, durante el plazo que te impone tu deber de conservación: la Ley 68 de 2003 obliga a conservar el expediente clínico al menos 20 años desde el fallecimiento del paciente. La nota es exportable al sistema de expediente clínico electrónico que uses.

La conservación aplica incluso si:

• Revocas tu consentimiento de tratamiento de datos.
• Cancelas tu cuenta de Cliini.
• El paciente te solicita la cancelación de sus datos y existe un deber legal de conservación del expediente clínico que prevalece.

En todos esos casos, el expediente se conserva pero deja de exhibirse en la app. El acceso ulterior requiere requerimiento formal escrito a privacidad@cliini.ai con identificación verificable.

4. Cómo lo garantizamos

• Bloqueo de borrado prematuro: el sistema impide eliminar una nota clínica durante los primeros 20 años desde la consulta, incluso si alguien obtuviera credenciales de acceso.
• Borrado en copias de seguridad: cuando un dato se elimina, la eliminación se propaga a las copias de seguridad al completarse su ciclo de rotación — no persisten copias indefinidas del dato borrado.
• Registro de auditoría: los intentos de borrado bloqueados por retención, las revocaciones de consentimiento y las exportaciones quedan registrados con su fecha y detalle, y se conservan durante un mínimo de 12 meses.
• Devolución de los datos: puedes exportar todos tus expedientes (un PDF por consulta) cuando quieras. Como custodio de la base de datos, Cliini te devuelve los datos en un formato estructurado y de uso común.

5. Cancelación de cuenta — qué ocurre con tus datos

1. El audio crudo se elimina inmediatamente del almacenamiento.
2. Las consultas dejan de aparecer en la app, pero la nota clínica y la transcripción permanecen guardadas.
3. Antes de cerrar la cuenta, puedes descargar tus expedientes completos (un PDF por consulta) desde la página de cuenta desactivada o desde Ajustes.
4. Pasado el período de retención aplicable, las consultas son elegibles para eliminación definitiva (proceso revisado manualmente — no se borra de forma automática para evitar errores).

6. Excepciones y salvedades

• Una consulta que no se finalizó —por ejemplo, una grabación de prueba— puede borrarse en cualquier momento desde la app.
• Una orden judicial o requerimiento de autoridad competente puede extender el período de retención más allá del indicado.
• Los datos necesarios para cumplir obligaciones legales de facturación y tributarias se conservan durante los plazos que exige esa normativa, aunque cierres la cuenta.
• Cliini se reserva el derecho de retener logs de seguridad por más tiempo si está investigando un incidente.

7. Contacto

Solicitudes de acceso, rectificación, eliminación anticipada o aclaraciones sobre esta política: privacidad@cliini.ai.