Colombia
Historia clínica en psicología en Colombia: qué exige la norma y cuánto hay que conservarla
La historia clínica del psicólogo en Colombia se conserva 15 años desde la última atención, no 20. Lo fijó el artículo 3 de la Resolución 839 de 2017, que modificó a la Resolución 1995 de 1999 —vigente— y dejó atrás el plazo que todavía se enseña. Aquí está qué debe contener, quién la custodia y qué pasa si cierras el consultorio.
En corto. En Colombia la historia clínica se conserva por un mínimo de 15 años contados desde la última atención —5 en el archivo de gestión y 10 en el central—, según el artículo 3 de la Resolución 839 de 2017.
Última revisión normativa: 17 de agosto de 2026. Información de referencia para profesionales de la salud; no sustituye asesoría legal. Verifica la vigencia antes de aplicarla.
Normas que aplican
Establece las normas para el manejo de la historia clínica: definición, características, contenido, custodia, acceso y archivo. Sigue vigente, modificada en lo pertinente por la Resolución 839 de 2017.
Fija el plazo de conservación de la historia clínica en 15 años desde la última atención y resuelve qué pasa cuando el profesional independiente cierra su consulta o fallece.
Reemplaza a: Resolución 1995 de 1999, artículo 15 (plazo de conservación)
Reglamenta el ejercicio de la psicología y dicta el Código Deontológico y Bioético. Obliga al psicólogo a llevar y custodiar las historias clínicas (artículo 10), pero no fija ningún plazo de conservación.
Reemplaza a: Ley 58 de 1983
Régimen general de protección de datos personales. Los datos de salud son datos sensibles (artículo 5) y su tratamiento exige autorización explícita del titular, salvo las excepciones del artículo 6.
Regula la interoperabilidad de la historia clínica electrónica: la guarda y custodia siguen siendo del prestador, cada persona es titular de su historia y la copia electrónica es gratuita.
Ley de salud mental. Su artículo 6, numeral 15, reconoce el derecho a la confidencialidad de la información del proceso de atención. Fue modificada por la Ley 2460 de 2025.
Adopta el Resumen Digital de Atención en Salud (RDA) dentro de la interoperabilidad de la historia clínica electrónica y establece el mecanismo para su implementación nacional.
Regula el reporte de los RIPS como soporte de la factura electrónica de venta en salud. Su artículo 6 deja claro que la historia clínica es una fuente de datos, no el reporte mismo.
Reemplaza a: Resolución 2275 de 2023 · Resolución 558 de 2024 · Resolución 1884 de 2024
Nuevo procedimiento de inscripción de prestadores y condiciones de habilitación de los servicios de salud; aplica también a los profesionales independientes (artículo 2.2). Regula la habilitación, no el contenido de la historia clínica.
Reemplaza a: Resolución 3100 de 2019 y sus modificatorias · Resolución 465 de 2025 · Resolución 77 de 2007
Rige a partir de la fecha de su expedición, el 5 de agosto de 2026 (artículo 35), pero su derogatoria de la Resolución 3100 de 2019 es diferida: el artículo 34 concede doce meses de transición contados desde la entrada en vigencia y durante ese plazo el prestador elige con cuál de las dos cumple.
Cuánto hay que conservarla: 15 años, no 20
El plazo vigente es de 15 años como mínimo, contados desde la fecha de la última atención. Lo fijó el artículo 3 de la Resolución 839 de 2017, expedida el 23 de marzo de 2017 por el Ministerio de Salud y Protección Social junto con el Ministerio de Cultura.
El plazo se reparte en dos etapas: 5 años en el archivo de gestión y 10 años en el archivo central. El conteo no arranca con la apertura de la historia ni con el cierre del proceso terapéutico, sino con la última atención que prestaste, aunque hayan pasado años entre una consulta y la siguiente.
Hay dos casos en los que el plazo cambia, y están en el mismo artículo. Si se trata de víctimas de violaciones de derechos humanos o de infracciones graves al derecho internacional humanitario, los términos de retención y conservación documental se duplican. Y si la historia clínica pasa a formar parte de un proceso por delitos de lesa humanidad, la conservación es permanente.
El «20 años» que circula en cursos, blogs y material de agremiaciones viene del artículo 15 de la Resolución 1995 de 1999, que quedó superado por el artículo 3 de la 839. Es, con diferencia, el error más repetido del sector.
«La historia clínica debe retenerse y conservarse por el responsable de su custodia, por un periodo mínimo de quince (15) años, contados a partir de la fecha de la última atención.»
Qué norma rige hoy y cuál no
Antes de citar un plazo o un requisito conviene saber cuál es la cadena real de normas. Es justamente donde se equivoca buena parte del contenido que aparece en las búsquedas.
- Resolución 1995 de 1999: vigente. No fue derogada; la Resolución 839 de 2017 la modificó «en lo pertinente», según el artículo 14 de esta última.
- Resolución 839 de 2017: vigente. Es la que cambió el plazo de conservación y la que nombra al profesional independiente.
- Ley 2015 de 2020: vigente. Regula la interoperabilidad de la historia clínica electrónica y separa custodia de titularidad.
- Ley 1581 de 2012: aplica, porque los datos de salud son datos sensibles (artículo 5).
- Resolución 2003 de 2014: derogada por la Resolución 3100 de 2019. Si una fuente la cita como norma de habilitación vigente, está desactualizada.
- Resolución 3100 de 2019: sigue aplicándose durante la transición. La Resolución 1732 de 2026, del 5 de agosto de 2026, la reemplaza con un plazo de 12 meses (artículo 34) y la deroga al vencer ese término (artículo 35). Hoy conviven las dos.
- Habilitación e historia clínica son cosas distintas: las Resoluciones 3100 de 2019 y 1732 de 2026 regulan la inscripción del prestador y la habilitación de servicios; el contenido y la conservación de la historia clínica siguen saliendo de la Resolución 1995 de 1999 y de la 839 de 2017.
- Esta guía es una referencia orientativa, revisada el 17 de agosto de 2026, y no sustituye asesoría jurídica: verifica la vigencia de cada norma antes de aplicarla.
«La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y modifica en lo pertinente la Resolución 1995 de 1999.»
¿Le aplica a un psicólogo particular?
Sí, por dos vías distintas que conviene no mezclar.
La primera es la Ley 1090 de 2006, que regula la profesión. Su artículo 10 obliga al psicólogo a «llevar registro en las historias clínicas y demás acervos documentales de los casos que le son consultados» (literal c) y a mantener «en sitio cerrado y con la debida custodia las historias clínicas y demás documentos confidenciales» (literal d). El artículo 36, literal h, admite tres soportes —historia clínica, ficha técnica o archivo profesional—, pero no define el contenido de ninguno.
La segunda es la normativa de historia clínica del sector salud, que no es exclusiva de los médicos. El artículo 2 de la Resolución 1995 de 1999 la hace obligatoria para todos los prestadores y para las demás personas naturales o jurídicas que se relacionen con la atención en salud, y su artículo 1, literal c, define el equipo de salud como los profesionales, técnicos y auxiliares que realizan la atención clínico asistencial directa del usuario.
La Resolución 839 de 2017 va más lejos y nombra al profesional independiente por su nombre en los artículos 2, 7 y 8. Su artículo 12 alcanza incluso a las personas naturales o jurídicas que, sin ser prestadores, contratan profesionales de la salud y custodian historias clínicas.
«Las disposiciones de la presente resolución serán de obligatorio cumplimiento para todos los prestadores de servicios de salud y demás personas naturales o jurídicas que se relacionen con la atención en salud.»
La norma admite más de una lectura: ¿Un psicólogo que no presta servicios de salud —por ejemplo, en el ámbito organizacional o educativo— debe llevar la historia clínica con los requisitos de la Resolución 1995 de 1999?
- · Lectura literal del artículo 2: la resolución alcanza a todas las personas naturales o jurídicas que se relacionen con la atención en salud, sin distinguir por disciplina ni por forma de contratación, así que los requisitos aplican íntegros.
- · Lectura sistemática: la Ley 1090 de 2006 admite registrar en historia clínica, ficha técnica o archivo profesional (artículo 36, literal h), y la normativa sectorial se activa cuando el psicólogo actúa como prestador de servicios de salud; fuera de ese rol la obligación de registrar subsiste, pero el formato no está tasado.
En las dos lecturas registrar es obligatorio; lo que cambia es el formato. Tomar los requisitos de la Resolución 1995 de 1999 como referencia orientativa es la opción más segura, y si tu práctica está fuera de la atención en salud conviene verificar el alcance con la secretaría de salud de tu departamento o distrito.
Qué debe contener y cómo se registra
La Resolución 1995 de 1999 define la historia clínica como un documento privado, obligatorio y sometido a reserva, en el que se registran cronológicamente las condiciones de salud del paciente y los procedimientos ejecutados (artículo 1, literal a). Su artículo 3 le exige cinco características: integralidad, secuencialidad, racionalidad científica, disponibilidad y oportunidad. «Oportunidad» significa registrar de forma simultánea a la atención o inmediatamente después, no días más tarde.
Y una aclaración que evita reportar datos de más: el RIPS no es la historia clínica. La Resolución 948 de 2026, que rige hoy el reporte y reemplazó a la Resolución 2275 de 2023, dice en su artículo 6 que la historia clínica es una de las fuentes de datos de la prestación. El RIPS es un extracto estructurado para facturación y control, y no lleva narrativa clínica.
- Componentes de la historia clínica: identificación del usuario, registros específicos y anexos (artículo 8). Los datos mínimos de identificación están en el artículo 9.
- Registros específicos según la naturaleza del servicio, que cada prestador adopta mediante el acto respectivo (artículo 10). Ahí es donde encaja el formato de tu nota de psicología.
- Anexos: entre ellos las autorizaciones y el consentimiento informado, además de los documentos que el prestador considere pertinentes (artículo 11).
- Obligación de registrar para todo profesional que intervenga directamente en la atención (artículo 4).
- Apertura en la primera atención, identificación por número de documento e historia única dentro de la institución (artículo 6), con los folios numerados de forma consecutiva (artículo 7).
- Cada anotación lleva fecha, hora, nombre completo y firma de quien la hace (artículo 5).
«Clara, legible, sin tachones, enmendaduras, intercalaciones, sin dejar espacios en blanco y sin utilizar siglas.»
Quién la custodia y de quién es
La custodia está a cargo del prestador de servicios de salud que generó la historia clínica en el curso de la atención, y ese mismo artículo prevé que el prestador podrá entregar copia al usuario o a su representante legal cuando este la solicite (Resolución 1995 de 1999, artículo 13). La historia se queda contigo; lo que se lleva el paciente es la copia.
La Ley 2015 de 2020 separa los dos conceptos que más se confunden. Su artículo 5 deja la guarda y custodia en manos del prestador, en sus propios sistemas; su artículo 6 dice que cada persona es titular de su historia clínica electrónica; y su artículo 9 reconoce el derecho del paciente a que se la suministren por medio electrónico de forma gratuita, completa y rápida. Custodia y titularidad no son lo mismo.
El acceso está tasado en el artículo 14 de la Resolución 1995 de 1999: el usuario, el equipo de salud, las autoridades judiciales y de salud en los casos previstos en la ley, y las demás personas determinadas en la ley. Cualquier otro tercero necesita autorización del paciente. Para salud mental, la Ley 1616 de 2013 refuerza el punto: el numeral 15 de su artículo 6 reconoce el derecho a la confidencialidad de la información relacionada con el proceso de atención.
«Cada persona será titular de su Historia Clínica Electrónica.»
En papel o en software: qué exige la norma
El papel nunca fue obligatorio. El artículo 18 de la Resolución 1995 de 1999 admite medios electrónicos desde 1999, y la Ley 1090 de 2006 nombra expresamente los medios «escritos, electromagnéticos o de cualquier otro medio de almacenamiento digital o electrónico» en su artículo 30, donde además pone la conservación bajo la responsabilidad personal del psicólogo, en condiciones de seguridad y secreto.
Lo que sí exige la norma es cómo debe comportarse el software. El artículo 18 pide mecanismos de seguridad que impidan modificar la historia clínica una vez registrada y guardada, y que permitan identificar al responsable de cada dato mediante códigos, indicadores u otros medios que reemplacen la firma y el sello. De ahí sale una regla práctica: una nota ya guardada no se corrige encima, se agrega una nota de aclaración nueva y fechada.
El archivo, físico o digital, va en un área restringida con acceso limitado al personal autorizado (artículo 16). La Ley 2015 de 2020 añade un plan de seguridad y privacidad de la información con evaluación periódica del riesgo digital (artículo 13) y presume auténtica la historia clínica electrónica (artículo 10). En esa misma línea, la Resolución 1888 de 2025 adoptó el Resumen Digital de Atención en Salud.
Si usas Cliini, la nota se redacta a partir de la consulta y queda en tu cuenta para que la revises y la edites antes de incorporarla a la historia clínica. La responsabilidad del registro, de su custodia y de su conservación sigue siendo del prestador: ninguna herramienta te deja al día con la norma por sí sola.
«Los programas automatizados que se diseñen y utilicen para el manejo de las Historias Clínicas […] deben estar provistos de mecanismos de seguridad, que imposibiliten la incorporación de modificaciones a la Historia Clínica una vez se registren y guarden los datos.»
Si cierras el consultorio o si falleces
La Resolución 839 de 2017 previó dos escenarios que casi nadie tiene en cuenta y que alcanzan al profesional independiente por su nombre.
El primero: si dejas de prestar el servicio de salud, las historias clínicas se entregan a la entidad departamental o distrital de salud mediante acta con inventario documental (artículo 7). El artículo 2 incluye expresamente a los profesionales independientes que decidan no continuar con la prestación del servicio. No se botan ni se quedan en una caja.
El segundo: si el profesional independiente fallece, la obligación pasa a sus herederos, que entregan las historias clínicas a la entidad departamental o distrital de salud del domicilio donde venía prestando sus servicios (artículo 8). Conviene dejarlo previsto por escrito mientras la consulta está abierta, porque quien tendrá que cumplirlo no es quien conoce el archivo.
«Cuando el profesional independiente fallezca, sus herederos entregarán las historias clínicas a la entidad departamental o distrital de salud del domicilio donde aquél venía prestando sus servicios […].»
Habeas data: qué te aplica y qué no
El artículo 11 de la Resolución 839 de 2017 remite expresamente a la protección de datos personales de la Ley 1581 de 2012. Los datos relativos a la salud son datos sensibles (artículo 5) y su tratamiento exige la autorización explícita del titular, salvo las excepciones del artículo 6: interés vital del titular incapacitado, datos necesarios para el ejercicio o la defensa de un derecho en un proceso judicial y finalidad histórica, estadística o científica con supresión de la identidad, entre otras.
El registro de bases de datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio es otra cosa. Si eres persona natural no estás obligado a inscribir tus bases en el Registro Nacional de Bases de Datos: la propia Superintendencia explica que los obligados son las sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos totales superiores a 100.000 UVT y las personas jurídicas de naturaleza pública, con base en el artículo 1 del Decreto 090 de 2018.
No registrar no es estar exento. El régimen general de la Ley 1581 de 2012 alcanza también al psicólogo que trata datos como persona natural —su ámbito de aplicación está en el artículo 2— y se cumple igual: autorización del titular, finalidad determinada, medidas de seguridad y respeto de los derechos de acceso, actualización y supresión.
Lo que se repite y no es así
La historia clínica se guarda 20 años.
Son 15 años como mínimo desde la última atención (Resolución 839 de 2017, artículo 3). El plazo de 20 del artículo 15 de la Resolución 1995 de 1999 quedó superado en 2017.
La Resolución 1995 de 1999 está derogada.
Está vigente. La Resolución 839 de 2017 la modificó «en lo pertinente» (artículo 14): cambió el plazo de conservación, no la resolución entera.
La Resolución 2003 de 2014 rige la habilitación.
Fue derogada por la Resolución 3100 de 2019, que a su vez está siendo reemplazada por la Resolución 1732 de 2026 con una transición de 12 meses. Hoy conviven la 3100 y la 1732.
Un psicólogo particular no tiene que archivar nada.
La Resolución 1995 de 1999 alcanza a toda persona natural o jurídica que se relacione con la atención en salud (artículo 2), y la Resolución 839 de 2017 nombra al profesional independiente en sus artículos 2, 7 y 8.
La historia clínica es del paciente y se la lleva.
La custodia es del prestador que la generó (Resolución 1995 de 1999, artículo 13). El paciente es titular de su historia clínica electrónica (Ley 2015 de 2020, artículo 6) y tiene derecho a una copia, gratuita por medio electrónico (artículo 9).
Si cierro el consultorio, boto las historias.
Se entregan a la entidad departamental o distrital de salud con acta e inventario documental (Resolución 839 de 2017, artículo 7). Si el profesional fallece, la entrega la hacen sus herederos (artículo 8).
Puedo corregir una nota vieja y listo.
El artículo 18 de la Resolución 1995 de 1999 pide que el software impida modificar lo ya guardado, y el artículo 5 prohíbe tachones y enmendaduras. Lo correcto es una nota de aclaración nueva y fechada.
El RIPS es la historia clínica.
La historia clínica es la fuente de datos; el RIPS es un extracto estructurado para facturación y control (Resolución 948 de 2026, artículo 6). Confundirlos lleva a reportar datos clínicos de más.
Preguntas frecuentes
Quince años como mínimo, contados desde la fecha de la última atención: 5 en el archivo de gestión y 10 en el archivo central (Resolución 839 de 2017, artículo 3). Si se trata de víctimas de violaciones de derechos humanos o de infracciones graves al derecho internacional humanitario, los términos se duplican; y si la historia entra en un proceso por delitos de lesa humanidad, la conservación es permanente.
Sí. No fue derogada: la Resolución 839 de 2017 la modificó «en lo pertinente», según el artículo 14 de esta última. Lo que quedó superado es el plazo de conservación del artículo 15 de la 1995, hoy reemplazado por los 15 años del artículo 3 de la 839. El resto —definición, características, contenido, custodia y acceso— sigue saliendo de la Resolución 1995 de 1999.
La Ley 1090 de 2006 le exige llevar registro en las historias clínicas de los casos consultados y custodiarlas en sitio cerrado (artículo 10, literales c y d), y admite como soporte la historia clínica, la ficha técnica o el archivo profesional (artículo 36, literal h). Cuando actúa como prestador de servicios de salud, se le suma la Resolución 1995 de 1999, cuyo artículo 2 cubre a las personas naturales que se relacionen con la atención en salud, y la Resolución 839 de 2017, que nombra al profesional independiente en sus artículos 2, 7 y 8.
La custodia es del prestador que la generó (Resolución 1995 de 1999, artículo 13) y la guarda sigue en sus sistemas aun en el entorno electrónico (Ley 2015 de 2020, artículo 5). El paciente, en cambio, es titular de su historia clínica electrónica (artículo 6) y tiene derecho a que se la suministren de forma gratuita, completa y rápida por medio electrónico (artículo 9). Custodia y titularidad son cosas distintas.
Puedes llevarla en medios electrónicos: el artículo 18 de la Resolución 1995 de 1999 lo admite desde 1999 y la Ley 1090 de 2006 nombra los medios digitales en su artículo 30. El software debe impedir que la historia se modifique una vez registrada y guardada, y permitir identificar al responsable de cada dato mediante códigos u otros medios que reemplacen la firma y el sello.
Se entregan a la entidad departamental o distrital de salud mediante acta con inventario documental (Resolución 839 de 2017, artículo 7). La resolución nombra en su artículo 2 a los profesionales independientes que deciden no continuar con la prestación del servicio de salud, así que el trámite aplica también a la consulta particular. Si el profesional fallece, la entrega corre por cuenta de sus herederos (artículo 8).
No encima de la nota original. El artículo 18 de la Resolución 1995 de 1999 exige que los programas automatizados impidan modificar la historia clínica una vez registrada, y el artículo 5 prohíbe tachones, enmendaduras e intercalaciones. Lo correcto es agregar una nota de aclaración nueva, con su fecha, su hora y el nombre de quien la escribe.
Si eres persona natural, no: la Superintendencia señala que el Registro Nacional de Bases de Datos obliga a las sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos superiores a 100.000 UVT y a las personas jurídicas de naturaleza pública (Decreto 090 de 2018, artículo 1). Eso no te exime del régimen general: la Ley 1581 de 2012 se cumple igual, con autorización del titular, finalidad determinada, seguridad y respeto de sus derechos.
Herramientas que te sirven acá
- Códigos CIE-10 de salud mentalEl capítulo F00-F99 por bloques, para el diagnóstico que registras en la historia clínica.
- PHQ-9Cuestionario de depresión con puntaje, útil para dejar la evolución registrada de forma comparable.
La norma pide registro. Cliini lo escribe.
Cliini escucha la sesión y devuelve la nota lista para revisar y firmar, con el diagnóstico y su código sugeridos. Tú decides qué queda.